Nộp tờ khai thuế, phát hành hóa đơn, ký hợp đồng: phần lớn giao dịch của doanh nghiệp và hộ kinh doanh đã chuyển sang môi trường điện tử. Thứ giúp các giao dịch đó có giá trị như văn bản giấy có chữ ký tay chính là chữ ký số. Bài viết giải thích chữ ký số là gì, phân biệt với chữ ký điện tử và tóm tắt giá trị pháp lý theo quy định hiện hành.
Khung pháp lý hiện hành về chữ ký số
Hai văn bản nền tảng cần nắm:
- • Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, được Quốc hội thông qua ngày 22/6/2023, có hiệu lực từ ngày 01/7/2024. Luật này thay thế Luật Giao dịch điện tử năm 2005 và quy định chung về chữ ký điện tử, chứng thư điện tử và dịch vụ tin cậy.
- • Nghị định 23/2025/NĐ-CP ngày 21/02/2025 của Chính phủ quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, có hiệu lực từ ngày 10/4/2025. Nghị định này thay thế Nghị định 130/2018/NĐ-CP và Nghị định 48/2024/NĐ-CP.
Bên cạnh đó, Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành các văn bản kỹ thuật như Thông tư 15/2025/TT-BKHCN (phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số) và Thông tư 50/2025/TT-BKHCN ban hành QCVN 137:2025/BKHCN về dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, hiệu lực từ 01/7/2026.
Chữ ký điện tử là gì?
Theo khoản 11 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, dùng để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó với nội dung thông điệp.
Đây là khái niệm rộng: hình ảnh chữ ký chèn vào file hay mã OTP xác nhận giao dịch đều có thể là chữ ký điện tử nếu gắn với thông điệp dữ liệu và xác định được người ký.
Chữ ký số là gì?
Theo khoản 12 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số là một loại chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai. Khóa bí mật được dùng để ký số, khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ, nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.
Trên thực tế:
- • Tính xác thực: xác định chính xác ai là người ký, vì chỉ người nắm giữ khóa bí mật mới tạo được chữ ký đó.
- • Tính toàn vẹn: nếu nội dung văn bản bị thay đổi dù chỉ một ký tự sau khi ký, phần mềm kiểm tra sẽ báo chữ ký không còn hợp lệ.
- • Tính chống chối bỏ: người đã ký không thể phủ nhận việc mình đã ký văn bản.
Để biết khóa công khai thuộc về ai, chữ ký số cần đi kèm chứng thư chữ ký số, tức chứng thư chữ ký điện tử dùng cho chữ ký số (khoản 13 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023). Chứng thư này do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp, xác nhận một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân là chủ thể ký.
Phân loại chữ ký điện tử theo Luật Giao dịch điện tử 2023
Khoản 1 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023 chia chữ ký điện tử theo phạm vi sử dụng thành ba loại:
| Loại chữ ký | Phạm vi sử dụng | Đơn vị bảo đảm |
|---|---|---|
| Chữ ký điện tử chuyên dùng | Cơ quan, tổ chức tạo lập, dùng riêng cho hoạt động của mình | Chính cơ quan, tổ chức tạo lập |
| Chữ ký số công cộng | Sử dụng trong hoạt động công cộng | Chứng thư chữ ký số công cộng do tổ chức được cấp phép cấp |
| Chữ ký số chuyên dùng công vụ | Sử dụng trong hoạt động công vụ của cơ quan nhà nước | Chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ |
Với doanh nghiệp, kế toán và hộ kinh doanh, loại chữ ký phổ biến nhất là chữ ký số công cộng. Đây là loại chữ ký dùng để kê khai thuế, ký hóa đơn điện tử, kê khai hải quan, bảo hiểm xã hội, ký hợp đồng điện tử và thực hiện dịch vụ công trực tuyến. Lưu ý, Nghị định 23/2025/NĐ-CP không điều chỉnh chữ ký số chuyên dùng công vụ và dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ; loại này được quy định riêng.
Giá trị pháp lý của chữ ký số
Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định giá trị pháp lý của chữ ký điện tử theo các mức:
- 1. Không bị phủ nhận chỉ vì ở dạng điện tử.
- 2. Tương đương chữ ký tay: trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản phải có chữ ký của cá nhân, yêu cầu đó được đáp ứng khi thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số. Chữ ký khi đó tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy.
- 3. Thay cho xác nhận của cơ quan, tổ chức: trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận, yêu cầu đó được đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của chính cơ quan, tổ chức đó.
Như vậy, văn bản ký bằng chữ ký số do tổ chức được cấp phép chứng thực được dùng thay cho bản giấy có chữ ký tay và đóng dấu trong các thủ tục pháp luật cho phép giao dịch điện tử.
Điều kiện để chữ ký số được coi là hợp lệ
Một chữ ký số công cộng được công nhận khi:
- • Chứng thư chữ ký số phải do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép cấp, có chuỗi tin cậy về chứng thư gốc của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia (Root CA quốc gia).
- • Thời điểm ký phải nằm trong thời hạn hiệu lực của chứng thư, và chứng thư không bị tạm dừng hoặc thu hồi tại thời điểm ký.
- • Chữ ký được tạo bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư, và nội dung văn bản không bị thay đổi sau khi ký.
Điều 26 Nghị định 23/2025/NĐ-CP ghi nhận ba mô hình chữ ký số công cộng: ký bằng thiết bị phần cứng (như USB Token), ký trên thiết bị di động và ký số từ xa (khóa bí mật lưu trong HSM của nhà cung cấp). Cả ba đều có giá trị pháp lý như nhau khi do tổ chức được cấp phép cung cấp.
Doanh nghiệp nên tra cứu nhà cung cấp tại neac.gov.vn hoặc rootca.gov.vn, quản lý chặt mã PIN và gia hạn chứng thư trước khi hết hạn.
Hilo-CA: dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép
Hilo-CA là dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Công ty Cổ phần Dịch vụ T-VAN Hilo, hoạt động theo Giấy phép số 690/GP-BTTTT ngày 25/10/2021. Hilo-CA cung cấp chứng thư chữ ký số cho doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân, đáp ứng nhu cầu kê khai thuế, hóa đơn điện tử, hải quan, bảo hiểm xã hội và ký hợp đồng điện tử.
Đăng ký mới hoặc gia hạn USB Token Hilo-CA ngay trên HiloShop: chọn gói, thanh toán online, giá đã giảm 40% so với giá niêm yết.
Cần tư vấn thêm? Liên hệ Hilo-CA qua hotline 1900 2929 62 hoặc email cskh@hilo.com.vn.
![[Cập nhật quy định] Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần biết về hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP](https://images.unsplash.com/photo-1554224155-6726b3ff858f?auto=format&fit=crop&w=1400&q=80)
